Användarvillkor för CRMdata Tycho

• Version: [att bekräfta: till exempel 2026-11. Samma värde ska stå i TERMS_VERSION i appen, som i dag är 2026-10]
• Gäller från: [att bekräfta]
• Adress till den här versionen: [att bekräfta: en egen adress per version, till exempel https://crmdata.se/villkor/2026-11]

1. Avtalet

1.1 De här villkoren gäller när ett företag eller en organisation (ni) använder CRMdata Tycho (tjänsten) från CRMdata i Sverige AB (vi eller CRMdata).

• CRMdata i Sverige AB, organisationsnummer 559255-7929
• Hagaesplanaden 86, 113 67 Stockholm
• E-post: info@crmdata.se
• Momsregistreringsnummer: SE559255792901
• Styrelsens säte: Stockholm

1.2 Tjänsten är bara för företag och organisationer. Vi säljer inte till konsumenter.

1.3 Avtalet består av beställningen eller provkontot, de här villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet [att bekräfta: länk]. För personuppgifter går biträdesavtalet före. I övrigt går beställningen före villkoren.

1.4 Avtalet ingås på svenska. Det ingås när en administratör startar ett provkonto, kryssar i att hen godkänner villkoren och trycker Beställ, eller godkänner villkoren vid första inloggningen (1.6). Vi sparar vilken version som godkändes, när och av vem. Villkoren och beställningen finns sedan under Inställningar, Abonnemang. Villkoren går att spara och skriva ut (e-handelslagen 13 §).

1.5 Den som godkänner villkoren intygar att hen har rätt att ingå avtalet för företaget. Den som godkänner utan sådan rätt svarar själv för avtalet (avtalslagen 25 §).

1.6 Kunder som flyttar från nuvarande CRMdata (app.crmdata.se), och kunder som vi lägger in åt er, godkänner villkoren vid första inloggningen i CRMdata Tycho, innan något annat görs i tjänsten.

2. Tjänsten

2.1 CRMdata Tycho är ett CRM i webbläsaren på tycho.crmdata.se. I tjänsten ingår:

• företag, kontakter, anteckningar, händelser, uppgifter, affärer, ordrar, artiklar, ringlistor och filer,
• Prospektera, där ni söker i CRMdatas företagsdata och sparar företag (punkt 12),
• import och export,
• öppet API och webhooks,
• koppling till ert eget Fortnox,
• koppling till Outlook [att bekräfta: kopplingen är inte påslagen än],
• AI-kopplingen till Claude och ChatGPT (punkt 13).

2.2 En organisation kan ha högst 50 användare. Behöver ni fler, kontakta oss.

2.3 Vi utvecklar tjänsten hela tiden och kan ändra hur den ser ut och fungerar. Tar vi bort en funktion som ni använder och som har betydelse för er, får ni besked med e-post minst 30 dagar i förväg.

2.4 Vårt mål är att tjänsten ska vara tillgänglig cirka 97 procent av tiden varje månad. Planerat underhåll räknas inte. Det är ett mål och ger inte rätt till ersättning eller avdrag. Planerat underhåll gör vi helst på kvällar och helger.

2.5 Hjälp får ni med e-post till info@crmdata.se.

3. Provkonto

3.1 Ett provkonto är gratis och gäller i 7 dagar. Under provet kan ni spara högst 100 företag och bjuda in högst 10 e-postadresser. Import, API, webhooks och AI-kopplingen ingår inte.

3.2 När provet är slut låses kontot tills en administratör beställer.

3.3 Beställer ni inte raderas organisationen och allt i den 60 dagar efter provets sista dag. Vi mejlar administratören 7 dagar före. Fram till dess kan en administratör ladda ner det ni har lagt in (punkt 8).

3.4 Biträdesavtalet gäller också under provet.

4. Pris

4.1 Priset är per användare. Alla priser är utan moms. Det finns ingen startavgift.

Ett år i taget kostar lika mycket som tio månader, alltså två månader gratis.

4.2 Priset per användare beror på hur många ni är totalt, och alla betalar samma pris. Därför kostar 4 användare 5 kr mer i månaden än 5 användare.

4.3 Användare är medlemmarna i er organisation och de inbjudningar som väntar på svar och inte har gått ut. Adresser som slutar på @crmdata.se räknas inte. Det är våra konton när vi hjälper er.

4.4 Ni betalar för det högsta antalet användare under perioden. Tar ni bort någon och bjuder in en ny i samma period betalar ni alltså inte två gånger.

4.5 En ny användare mitt i en period kostar resten av perioden, räknat per dag. Appen visar kostnaden innan inbjudan skickas. Beloppet faktureras den 1:a i nästa månad: på samma faktura som nästa period om den börjar då, annars på en egen faktura. En egen faktura under 100 kr skapas inte, och beloppet kommer då på nästa faktura.

4.6 Tar ni bort användare ändras priset från nästa period. Ni får inga pengar tillbaka för perioden som pågår.

4.7 Kunder som flyttar från nuvarande CRMdata behåller sitt gamla pris i sex månader, eller till slutet av den period de redan har betalat om den är längre. Ett pris höjs aldrig mitt i en betald period. Det som gäller för er står i beskedet om flytten.

4.8 Ändrar vi priset får ni besked med e-post minst 30 dagar i förväg. Det nya priset gäller från den första period som börjar efter det. Betalar ni per år gäller det från nästa år.

5. Fakturor och betalning

5.1 Ni betalar i förskott mot faktura. Fakturan kommer från CRMdatas Fortnox med e-post till den adress ni har angett. Tills första fakturan är betald kan den bara gå till administratörens egen adress. Sedan kan ni välja en adress på samma domän, till exempel ekonomi@foretag.se.

5.2 Perioderna följer kalendern. En månad är en hel kalendermånad, och ett år är tolv hela månader från den 1:a. Beställer ni mitt i en månad täcker första fakturan resten av månaden, räknat per dag, och en hel period. Därefter kommer fakturan den 1:a.

5.3 Betalningstiden är 14 dagar.

5.4 Tre dagar efter förfallodagen mejlar vi en påminnelse, eller första bankdagen efter det. Vi tar ingen påminnelseavgift.

5.5 Vid sen betalning har vi rätt till dröjsmålsränta från förfallodagen, alltså referensräntan plus åtta procentenheter (räntelagen 3 och 6 §§).

5.6 Sju dagar efter förfallodagen visar appen en varning och vi mejlar er. 14 dagar efter förfallodagen låses kontot kl. 13. Är den dagen inte en bankdag låses det nästa bankdag. När kontot är låst kan ingen arbeta i CRMdata, men en administratör kan se och ladda ner fakturorna och avsluta abonnemanget. Kontot öppnas automatiskt när betalningen syns hos oss, oftast inom en bankdag. Tiden när kontot är låst faktureras inte.

5.7 Har kontot varit låst i 30 dagar avslutas abonnemanget automatiskt. Vi mejlar 7 dagar före. Därefter kan en administratör ladda ner era uppgifter i 30 dagar, och sedan raderas allt (punkt 8 och 9). Fakturor som redan har skickats ska ändå betalas.

5.8 Ett restbelopp på högst 10 kr ger ingen påminnelse, varning eller låsning.

5.9 Kontot blir betalande direkt när ni beställer. Tills första fakturan är betald kan ni bjuda in högst 10 e-postadresser, och API, webhooks och AI-kopplingen är stängda. Allt annat fungerar direkt. Det ni själva har lagt in kan ni ändå alltid ladda ner (punkt 8).

5.10 Har ni synpunkter på en faktura, mejla oss före förfallodagen. Krediteringar görs i Fortnox.

5.11 Myndigheter, regioner och kommuner beställer genom oss.

6. Hur länge avtalet gäller

6.1 Betalning per månad eller per år. Betalar ni per månad finns ingen bindningstid, och avslutar ni fungerar CRMdata månaden ut. Betalar ni per år gäller avtalet ett år i taget och förnyas med ett år om ni inte avslutar före nästa år. De två gratismånaderna är rabatten för att ni binder er för ett år. Avslutar ni under året fungerar CRMdata året ut, och betald tid betalas inte tillbaka. Det gäller också om avtalet upphör tidigare för att ni byter leverantör eller vill få allt raderat. Det som återstår av årsavgiften är då avgiften för att avsluta årsavtalet i förtid. Andra avgifter för att avsluta, byta eller ladda ner tar vi inte ut. Säger CRMdata upp avtalet utan att ni brutit mot det, eller säger ni upp det för att vi har ändrat villkoren till er nackdel (18.3) eller lägger till eller byter ett underbiträde som ni har rimliga skäl att invända mot (biträdesavtalet B9), betalar vi tillbaka hela månader som återstår.

6.2 Byte mellan månad och år gäller från nästa period. Byter ni från år till månad gäller bytet när det betalda året är slut.

7. Uppsägning

7.1 En administratör avslutar under Inställningar, Abonnemang. Avslutet gäller från nästa period, och ni får ingen ny faktura. Fram till dess fungerar CRMdata som vanligt, och ni kan ångra avslutet.

7.2 Efter den sista dagen kan en administratör ladda ner era uppgifter i 30 dagar. Sedan raderas allt (punkt 9).

7.3 Fakturor som redan har skickats ska betalas.

7.4 Vi kan säga upp avtalet till slutet av en period med minst tre månaders varsel. Då gäller sista meningen i 6.1.

7.5 Vi kan stänga kontot eller säga upp avtalet direkt om ni allvarligt bryter mot villkoren, till exempel använder tjänsten för något olagligt, och inte rättar det när vi har bett er. För obetalda fakturor gäller punkt 5.

8. Byte av leverantör och nedladdning

Den här punkten följer dataförordningen (EU) 2023/2854, artikel 23, 25 och 29.

8.1 Byte av leverantör, nedladdning och radering. En administratör kan när som helst ladda ner det ni har lagt in (fullständig lista i 8.3). CRMdatas företagsdata ingår inte. Vill ni byta leverantör eller få allt raderat före periodens slut, säg till oss och välj dag, högst två månader framåt. Till dess fungerar CRMdata som vanligt och vi hjälper er. Bytet ska vara klart inom 30 dagar efter den dagen, och ni kan en gång be om längre tid. Avtalet upphör när bytet är klart, eller den dag ni valt om ni bara vill radera, och vi bekräftar det med e-post. Därefter kan en administratör ladda ner era uppgifter i 30 dagar. Sedan raderas allt.

8.2 Nedladdningen fungerar också under provet, när kontot är låst för en obetald faktura och innan första fakturan är betald.

8.3 Det här följer med. Ni väljer Excel (en fil med en flik per sak) eller CSV (en zip-fil med en fil per sak):

• Företag
• Kontakter
• Anteckningar
• Händelser
• Uppgifter
• Affärer
• Pipelinesteg
• Ordrar
• Orderrader
• Artiklar
• Ringlistor
• Ringlisterader
• Filer: listan och filerna själva (filerna vid CSV, upp till 1 GB sammanlagt; har ni fler hjälper vi er med resten)
• Användare: namn, e-post och roll
• Ändringslogg: vem som ändrade vad och när, med värdena före och efter, så länge den sparas (24 månader)
• Gamla systemet: råposterna från nuvarande CRMdata, om ni har flyttat därifrån, så länge de sparas (tre månader efter flytten)

Personnummer finns aldrig med.

8.4 Det här följer inte med, och varför:

• CRMdatas företagsdata, utom fälten på de företag ni har sparat (namn, bolagsform, bransch, SNI, köpkraft, senaste nyckeltal, län och kommun). Vi äger inte företagsdatan utan har rätt att använda den i tjänsten (12.1).
• Mejl och möten från Outlook. De finns kvar i Outlook.
• API-nycklar, webhooks, AI-kopplingar och andra hemligheter och kopplingar till andra system.
• Tekniska loggar, till exempel inloggningar och loggarna över anrop via API:t och AI-kopplingen.
• Förslag från företagsdatan som ni inte har tagit ställning till [att bekräfta: förslagen byggs, i dag finns inga], och tillfälliga uppgifter från importer.

8.5 Vi tar inga avgifter för att byta leverantör eller ladda ner (dataförordningen artikel 29).

8.6 Formatet beskrivs på [att bekräfta: en öppen sida, rapportens förslag "snart efter lansering", dataförordningen artikel 26].

9. Radering

9.1 Det ni tar bort i appen tas bort direkt. Det finns kvar i säkerhetskopiorna tills de skrivs över (9.4), och i händelserna till era webhooks i 14 dagar.

9.2 När avtalet har upphört och de 30 dagarna för nedladdning har gått raderar vi organisationen och allt ni har lagt in: uppgifterna, filerna och de användarkonton som inte finns i någon annan organisation. Vi mejlar 7 dagar före.

9.3 Faktureringen sparar vi i sju år efter räkenskapsårets slut, men utan e-postadresser och adresser (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Vilken version av villkoren ni godkände, när och av vem, sparar vi lika länge.

9.4 Databasen kopieras varje natt, och kopiorna sparas i 30 dagar. Filerna kopieras varje natt och sparas i 14 dagar. Vår driftleverantör kopierar dessutom hela servern, med de nattliga kopiorna. Där kan det som raderats finnas kvar i upp till cirka 8 månader. Måste en kopia läsas tillbaka raderar vi det som redan var raderat en gång till.

9.5 En användare som tas bort ur er organisation och inte finns i någon annan får sina inloggningsuppgifter raderade efter 30 dagar. Namnet står kvar i er historik, så att ni ser vem som gjorde vad.

10. Era uppgifter och personuppgifter

10.1 Det ni lägger in är ert. Vi använder det bara för att ge er tjänsten, för support som ni ber om och när lag kräver det. Vi använder det inte för att träna AI och inte för att utveckla tjänsten. Vår egen driftöversikt visar bara antal ur era uppgifter, till exempel hur många företag ni har sparat.

10.2 För personuppgifterna i ert CRM är ni personuppgiftsansvariga och vi ert personuppgiftsbiträde. Det regleras i biträdesavtalet (GDPR artikel 28).

10.3 För användarkonton, inloggningar, säkerhetsloggar, faktureringen och företagsdatan i Prospektera är CRMdata självt personuppgiftsansvarigt. Det beskrivs i integritetspolicyn [att bekräfta: länk].

10.4 Vilka underleverantörer vi använder står i listan [att bekräfta: länk]. Var servrarna, företagsdatan och mejltjänsten finns står på [att bekräfta: länk till sidan om var servrarna står] (dataförordningen artikel 28).

10.5 Begär en myndighet utanför EU ut era uppgifter prövar vi varje begäran. Ni får veta det först, om det inte är förbjudet, och vi lämnar ut så lite som möjligt (dataförordningen artikel 32).

10.6 Personnummer sparas aldrig. Appen gör om dem automatiskt till formen ÅÅMMDD-xxxx i alla textfält, och telefonfält godtar inte personnummer.

11. Ert ansvar

11.1 Kontaktpersoner. Ni ansvarar för de personer ni lägger in eller sparar från företagsdatan, till exempel styrelseledamöter. Det betyder att ni

• har ett skäl enligt GDPR för att spara dem, oftast berättigat intresse (artikel 6.1 f),
• berättar för dem att ni sparar uppgifter om dem, senast när ni kontaktar personen första gången, och för den ni sparat från företagsdatan säger att uppgifterna kommer från CRMdatas företagsdata, som vi får via Trejo Information AB från Syna, och att Syna hämtar uppgifterna ur offentliga register (artikel 13 och 14),
• slutar kontakta den som säger nej till marknadsföring, till exempel med markeringen Kontakta inte (artikel 21),
• tar bort uppgifter som ni inte längre behöver (artikel 5.1 e).

11.2 Lägg inte in känsliga personuppgifter, till exempel om hälsa, facklig tillhörighet eller brott (GDPR artikel 9 och 10).

11.3 Era anställda. Berätta i förväg för era anställda vad CRMdata sparar om dem: ändringsloggen (vem som ändrade vad och när), vem som har skapat vad, märkningen när något har skapats via Claude eller ChatGPT, sammanställningar av aktivitet och affärer per säljare, och mejl och möten från Outlook när kopplingen används. Följ upp i första hand på gruppnivå, enligt IMY:s vägledning om kontroll av anställda. Har ni kollektivavtal kan ni behöva förhandla med facket enligt medbestämmandelagen, särskilt 11 §, innan ni börjar använda CRMdata eller slår på kopplingar som Outlook och AI.

11.4 Reklammejl till enskilda firmor. En enskild firma är en privatperson i lagens mening. Reklam med e-post till en privatperson kräver att personen har sagt ja i förväg, utom i vissa fall till egna kunder. Varje reklammejl ska ge ett enkelt sätt att tacka nej, och den som tackar nej ska inte få fler (marknadsföringslagen 19–21 §§ och GDPR artikel 21).

11.5 Inloggning och nycklar. Varje person har ett eget konto. Dela inte lösenord. Era administratörer bestämmer vilka som är med och vilka roller de har. Håll API-nycklar och hemligheter för webhooks hemliga, och dra in en nyckel som kan ha läckt.

11.6 Ni får inte använda tjänsten för något olagligt, för att skicka skräppost, för att störa tjänsten eller för att kopiera eller sälja vidare företagsdatan.

11.7 Ni svarar för det ni lägger in. Kräver någon annan oss på ersättning för något som ni har lagt in eller gjort i strid med lag eller villkoren, ersätter ni oss för det.

12. Företagsdatan och Köpkraft

12.1 Prospektera visar CRMdatas företagsdata. Vi har rätt att använda den i tjänsten. Den kommer till oss via Trejo Information AB från Syna, som hämtar uppgifterna från Bolagsverket, Skatteverket, SCB och domstolar. Uppgifterna från domstolar gäller bara företagens konkurser och liknande händelser, till exempel likvidation, fusion och rekonstruktion. Ni får använda den i er egen försäljning, också de fält som följer med exporten (8.4). Ni får inte lämna ut den till andra eller sälja den vidare.

12.2 Vi gör vårt bästa för att uppgifterna ska stämma, men vi ansvarar inte för att varje uppgift är rätt eller fullständig. Roller som har upphört och enskilda firmor som inte längre finns visas inte i Prospektera. Det ni har sparat i ert CRM ligger kvar tills ni själva tar bort det.

12.3 En person som säger nej till att finnas i företagsdatan spärras hos alla kunder, och ni ska respektera spärren.

12.4 Köpkraft är ett stöd för försäljningen: ett betyg i fem steg, från P- till PPP, för hur stor inköpskraft ett företag bedöms ha. Det är inte en kreditbedömning eller kreditupplysning. Använd det inte för att avgöra om någon kan betala, till exempel innan ni ger kredit.

12.5 Det går inte att söka i företagsdatan via API:t eller AI-kopplingen. När ni skapar ett företag med organisationsnummer via API:t hämtas samma uppgifter som när ni sparar det i appen.

12.6 För att skydda företagsdatan kan varje användare bara göra ett visst antal sökningar och öppna eller spara ett visst antal företag ur Prospektera per dag, och varje API-nyckel kan bara skapa ett visst antal nya företag per dag. Gränserna i Prospektera är högre när ni betalar än under provet.

13. AI-kopplingen

13.1 Med AI-kopplingen kan era användare koppla sin egen Claude (från Anthropic) eller ChatGPT (från OpenAI) till CRMdata. Kopplingen låter assistenten läsa i CRMdata, och skriva om användaren tillåter det.

13.2 Kopplingen är avstängd tills en administratör slår på den under Integrationer. Det går när första fakturan är betald. Administratören bekräftar att hen har läst texten, och namnet och datumet sparas.

13.3 När administratören slår på tar hen, för er räkning, ansvar för att AI-assistenter används enligt er organisations regler. Ni ska

• använda företagskonton, alltså Claude Team eller Enterprise, eller ChatGPT Business eller Enterprise, där ni har ett eget biträdesavtal med leverantören,
• berätta för era användare vad som gäller,
• nämna AI-assistenterna i er information till kunder och kontaktpersoner.

13.4 Det assistenten hämtar skickas till Anthropic eller OpenAI och kan behandlas i USA. Användarens namn och roll och organisationens namn skickas också. Det sparas i chatten hos dem, och där gäller deras villkor och inte CRMdatas behörigheter. Vi kan inte ta bort det där. Anthropic och OpenAI är inte våra underleverantörer, eftersom det är ni och era användare som väljer dem.

13.5 Assistenten ser och gör bara det som användaren själv får i CRMdata. Den kan aldrig ta bort något och når inte Prospektera. Den kan bara läsa, om användaren inte har tillåtit att den skriver.

13.6 AI kan ha fel. Kontrollera svaren innan ni använder dem eller sparar något. Vi ansvarar inte för vad assistenten svarar eller gör på användarens begäran.

13.7 Använd inte kopplingen för att övervaka eller bedöma enskilda anställda.

13.8 En administratör kan stänga av kopplingen för alla när som helst. Varje användare kan koppla från sin egen under Integrationer.

14. Andra kopplingar

Ni väljer själva om ni kopplar ert Fortnox, Outlook, API-nycklar eller webhooks. Det som skickas genom en koppling hanteras av mottagaren enligt ert avtal med den. Vi ansvarar inte för andra leverantörers tjänster.

15. CRM:et är inte er bokföring

Ordrar och andra underlag i CRMdata är inte er bokföring. Spara räkenskapsinformation i ert bokföringssystem, till exempel Fortnox (bokföringslagen 7 kap.). Allt i CRMdata raderas när avtalet har upphört (punkt 9).

16. Ansvar

16.1 Vi ger tjänsten på ett fackmässigt sätt. Märker ni ett fel, säg till oss så snart ni kan. Vi rättar fel inom rimlig tid.

16.2 Vårt ansvar är sammanlagt högst det ni har betalat för tjänsten under de tolv månaderna före den händelse som orsakade skadan. Taket är dock alltid minst 10 000 kr.

16.3 Vi ersätter inte indirekt skada, till exempel utebliven vinst, förlorade affärer eller kostnaden för att skapa om uppgifter.

16.4 Begränsningarna i 16.2 och 16.3 gäller inte om vi har orsakat skadan med uppsåt eller grov oaktsamhet. De gäller inte heller där lag säger något annat som inte går att avtala bort, till exempel GDPR artikel 82.

16.5 Krav på ersättning ska komma skriftligen inom sex månader efter att ni märkte eller borde ha märkt felet.

16.6 Ingen av oss ansvarar för förseningar eller fel som beror på något utanför vår kontroll, till exempel krig, naturkatastrof, strejk, myndighetsbeslut, omfattande it-angrepp eller fel hos leverantörer av el och nät. Det gäller inte skyldigheten att betala.

17. Sekretess

Vi håller det vi får veta om er verksamhet hemligt, också efter att avtalet har upphört. Den som arbetar för oss skriver under en sekretessklausul innan hen får tillgång till era uppgifter, och den gäller också efter att arbetet har upphört. Det gäller inte det som lag kräver att vi lämnar ut (10.5).

18. Ändringar av villkoren

18.1 Vi kan ändra villkoren. Varje version får en egen adress och sparas oförändrad.

18.2 Vi mejlar era administratörer minst 30 dagar innan en ändring börjar gälla, och appen visar en ruta om den nya versionen [att bekräfta: rutan i appen är inte byggd än, rapportens K2].

18.3 Är en ändring till nackdel för er kan ni säga upp avtalet så att det upphör när ändringen börjar gälla. Betalar ni per år betalar vi då tillbaka hela månader som återstår.

18.4 Ändringar som lag eller myndighet kräver, eller som behövs för säkerheten, kan börja gälla tidigare.

18.5 För prisändringar gäller 4.8.

19. Övrigt

19.1 Besked till er skickar vi med e-post till era administratörer. Besked till oss skickar ni till info@crmdata.se.

19.2 Vi får överlåta avtalet till ett bolag som tar över tjänsten, och ni får då besked. Ni får överlåta avtalet om vi godkänner det skriftligen.

20. Lag och tvist

20.1 Svensk lag gäller för avtalet.

20.2 Tvister försöker vi först lösa genom att prata med varandra. Annars avgörs de av allmän domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans.